VIVA – Menggelar sebuah event, baik konser, festival musik, VIP meet & greet, hingga agenda korporat seperti CEO round table, membutuhkan persiapan yang matang. Selain rundown acara, penyelenggara juga perlu memperhatikan pengalaman peserta, tamu VIP, pembicara, dan tim yang terlibat tetap nyaman sejak awal hingga acara selesai.
Di balik event yang berjalan lancar, ada banyak koordinasi yang harus dilakukan, termasuk mengatur mobilitas tamu, kru, dan panitia agar semuanya tiba tepat waktu. Ketika transportasi tidak dipersiapkan dengan baik, keterlambatan satu pihak bisa berdampak pada agenda berikutnya.
Karena itu, transportasi menjadi salah satu aspek penting yang perlu direncanakan sejak awal.
Agar pelaksanaan event berjalan lebih lancar, berikut beberapa hal yang sebaiknya dipersiapkan sejak tahap perencanaan.
1. Susun Rundown dan Timeline
Selain rundown acara utama, penyelenggara juga perlu menyusun jadwal transportasi untuk seluruh pihak yang terlibat. Mulai dari jadwal menjemput tamu VIP, waktu kedatangan crew produksi, hingga pengantaran peserta atau tim setelah acara selesai.
Pada event berskala besar, jeda waktu antarperpindahan lokasi juga perlu diperhitungkan agar jadwal tidak mudah bergeser. Dengan timeline yang jelas, setiap pihak dapat tiba sesuai jadwal dan berpindah lokasi dengan lebih teratur.
2. Siapkan Jalur Komunikasi yang Jelas
Pastikan seluruh PIC, panitia lapangan, pengemudi, hingga koordinator tamu memiliki jalur komunikasi yang sama. Dengan begitu, perubahan jadwal atau titik penjemputan dapat segera diinformasikan tanpa mengganggu koordinasi di lapangan.
3. Pastikan Kebutuhan Transportasi Sejak Awal
Transportasi sebaiknya tidak menjadi keputusan last minute. Idealnya, kebutuhan kendaraan sudah ditentukan sejak awal bersamaan dengan penyusunan konsep event.
Mulai dari jumlah unit kendaraan, pembagian rute, hingga kebutuhan layanan sewa bus atau mobil perlu dipetakan lebih awal agar pergerakan peserta dan tim dapat diatur dengan lebih efisien. Untuk event dengan jumlah peserta yang cukup banyak, kebutuhan sewa bus medium maupun bus berkapasitas lebih besar juga sebaiknya ditentukan sejak tahap perencanaan.
4. Lakukan Survei Lokasi dan Rute Perjalanan
