Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menegaskan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang diciptakan serta dikelola oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Ketentuan ini menempatkan arsip sebagai bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa, sekaligus fondasi penting bagi transformasi digital dan penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik. Tanpa pengelolaan arsip yang tertib dan berkelanjutan, organisasi akan kehilangan memori kolektif, akuntabilitas, serta dasar legitimasi dalam setiap pengambilan keputusan.
Perkembangan tata kelola pemerintahan dan organisasi modern menuntut pendekatan baru dalam mengomunikasikan dan mengimplementasikan kebijakan kearsipan.
Dalam praktik penyelenggaraan kearsipan selama ini, aturan kearsipan kerap dipersepsikan sebagai sekumpulan ketentuan teknis yang rumit, kaku, dan jauh dari kepentingan publik. Istilah seperti peraturan, pedoman, petunjuk teknis, atau standar operasional sering dipahami semata-mata sebagai urusan internal pengelola arsip.
Akibatnya, pesan strategis kearsipan sebagai fondasi akuntabilitas dan memori organisasi kurang tersampaikan secara efektif. Persepsi ini berpotensi melemahkan implementasi prinsip-prinsip kearsipan, sebagaimana diamanatkan dalam UU No. 43 Tahun 2009, khususnya terkait tanggung jawab pimpinan pencipta arsip, keterpaduan sistem, dan keberlanjutan pengelolaan arsip sesuai dengan aturan yang berlaku.
Urgensi RebrandingArsip tercipta dari aktivitas seluruh unsur bangsa, mulai dari instansi pemerintah, swasta, organisasi kemasyarakatan, dunia pendidikan, hingga perseorangan, sehingga dalam rangka meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan secara nasional dibutuhkan partisipasi publik yang luas dan berkelanjutan. Tanpa adanya kesadaran dan keterlibatan publik, upaya pengelolaan arsip akan bersifat parsial dan tidak berdaya guna.
Oleh karena itu, pendekatan masif melalui edukasi, kolaborasi lintas sektor, dan penguatan peran masyarakat menjadi kunci untuk membangun budaya tertib arsip dan mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional yang kuat, inklusif, dan berkelanjutan.
Rebranding istilah aturan kearsipan menjadi protokol kearsipan merupakan salah satu langkah strategis dalam meningkatkan kesadaran dan partisipasi publik. Istilah “protokol” memiliki konotasi yang lebih kuat, tegas, dan strategis. Dalam bahasa publik, protokol dipahami sebagai aturan utama yang mengikat, menjadi rujukan bersama, dan tidak bersifat opsional.
Dengan demikian, penggunaan istilah protokol kearsipan membantu menggeser persepsi kearsipan dari sekadar urusan teknis menjadi bagian dari tata kelola organisasi dan pemerintahan yang serius dan bernilai strategis.
Dari sisi komunikasi publik, rebranding ini bertujuan menyederhanakan pesan kearsipan agar lebih mudah dipahami oleh pimpinan, pengambil kebijakan, dan masyarakat luas.
Protokol kearsipan menyampaikan pesan bahwa pengelolaan arsip adalah “aturan main bersama” yang menyentuh aspek hukum, akuntabilitas, dan pelayanan publik, bukan hanya pekerjaan administratif di belakang layar, sehingga membuat kearsipan lebih mudah dipahami, lebih relevan, dan lebih dihargai.
Istilah protokol kearsipan diyakini akan lebih familiar dan mudah dipahami oleh semua lapisan masyarakat, seperti halnya kita sering mendengar istilah protokol kesehatan, protokol keamanan, protokol upacara, dan lain sebagainya. Artinya jelas: bahwa ini aturan main utama, bukan opsional atau pelengkap.
Protokol kearsipan membuat pesan kearsipan lebih mudah dipahami dan diterima oleh masyarakat. Istilah ini langsung memberikan sinyal bahwa arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan juga bagian dari sistem, bagian dari cara organisasi bekerja, mengambil keputusan, dan bertanggung jawab.
Hal ini diyakini akan mendorong kepatuhan berbasis kesadaran, bukan keterpaksaan sekaligus memperluas partisipasi publik karena kearsipan dipahami sebagai tanggung jawab bersama, bukan hanya urusan arsiparis.
Dengan demikian, secara normatif dan sosiologis, istilah protokol kearsipan mengandung makna sebagai aturan utama yang mengikat, menjadi rujukan bersama, serta mengatur tata laksana suatu proses secara menyeluruh dan konsisten.
Mendorong Pemerintahan DigitalDi tengah pemerintahan digital dan masyarakat yang makin partisipatif, pendekatan protokol kearsipan dinilai lebih adaptif, komunikatif, dan mudah dikampanyekan.
Hal ini membuka ruang edukasi publik, kolaborasi lintas sektor, dan inovasi kearsipan yang lebih inklusif. Urgensi rebranding ini juga berkaitan erat dengan tantangan transformasi digital dan penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik.
Dalam lingkungan digital, arsip bukan lagi dipahami sebagai produk akhir, melainkan sebagai hasil dari proses yang dirancang sejak awal. Protokol kearsipan menegaskan bahwa pengelolaan arsip harus diintegrasikan dalam desain sistem, alur kerja, dan kebijakan organisasi, sehingga menjamin keautentikan, keandalan, dan keberlanjutan arsip sebagai bukti kegiatan dan/atau peristiwa.
Dari perspektif komunikasi kebijakan, istilah protokol kearsipan memiliki daya jelajah yang lebih luas dan legitimasi yang lebih kuat dibandingkan istilah peraturan teknis. Protokol dipahami sebagai pedoman strategis yang berlaku lintas fungsi, lintas unit, dan lintas sistem.
Hal ini memudahkan proses sosialisasi, pembinaan, dan pengawasan kearsipan, khususnya kepada pimpinan dan pengambil keputusan yang membutuhkan kerangka kebijakan yang ringkas, tegas, dan operasional.
Dengan demikian, rebranding istilah peraturan kearsipan menjadi protokol kearsipan tidak dimaksudkan untuk mengganti substansi hukum yang telah ada, tetapi untuk memperkuat pemaknaan, posisi, dan efektivitas implementasinya.
Protokol kearsipan berfungsi sebagai medium komunikasi kebijakan yang menegaskan bahwa kearsipan adalah bagian integral dari tata kelola organisasi yang akuntabel, transparan, dan berkelanjutan.
