Cara Memilih Aplikasi Keuangan Bisnis Agar Pengelolaan Keuangan Lebih Efisien

Mengelola keuangan bisnis dengan efisien membutuhkan lebih dari sekadar pencatatan transaksi. Memilih Aplikasi Keuangan Bisnis yang tepat akan membantu pemilik usaha memastikan arus kas terpantau real-time, laporan keuangan tersusun rapi, dan proses administrasi berjalan lebih cepat. Dengan sistem yang sesuai, risiko kesalahan pencatatan dapat diminimalkan sekaligus mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat.

Namun, aplikasi keuangan yang berdiri sendiri sering kali belum cukup. Agar benar-benar efektif, aplikasi tersebut harus terintegrasi dengan sistem lain, contohnya seperti Mekari POS yang terintegrasi dengan sistem operasional bisnis lainnya. Integrasi ini memastikan setiap transaksi penjualan langsung tercatat dalam pembukuan, sehingga pengelolaan keuangan menjadi lebih efisien, transparan, dan mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.

Lantas, apa saja cara yang bisa dilakukan untuk memilih aplikasi keuangan bisnis agar pengelolaan keuangan lebih efisien? Berikut adalah ulasannya.

Melakukan pengelolaan keuangan secara manual menghadirkan sejumlah kendala yang berpotensi memperlambat operasional bisnis. Berikut ini adalah beberapa tantangan utama yang umum ditemui.

1. Rawan Human Error: Pengelolaan data secara manual cenderung lambat dan rawan mengalami kesalahan pencatatan.
2. Butuh Banyak Waktu:Proses mencocokkan data keuangan antar sistem secara manual sering menghabiskan waktu yang tidak sedikit bagi tim finance.
3. Sulit Memantau Cash Flow:Arus kas yang tidak dapat dipantau secara real-time membuat pemilik bisnis kesulitan untuk mengetahui posisi keuangan secara akurat kapan pun dibutuhkan.
4. Potensi Celah Keamanan Data:Informasi keuangan yang tersebar di berbagai sistem menyebabkan proses pengambilan keputusan menjadi lambat.

Penting untuk memahami bahwa penggunaan aplikasi keuangan saja tidak selalu menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pengelolaan keuangan bisnis. Hal ini karena biasanya sistem POS belum terintegrasi dengan sistem operasional lainnya. Kondisi ini menyebabkan kebutuhan untuk melakukan input data berulang dan memperbesar kemungkinan terjadi ketidaksinkronan data.

Akibat dari sistem yang tidak terintegrasi adalah terjadinya double input, data yang tidak sinkron, laporan keuangan yang tidak tersedia secara real-time, serta peningkatan risiko kesalahan pencatatan. Kondisi ini berujung pada proses yang lebih rumit dan kurang efisien dalam pengelolaan bisnis.

Integrasi antara sistem keuangan, POS, dan operasional menjadi solusi utama untuk mengatasi kendala tersebut. Berikut sejumlah manfaat yang dapat diperoleh dari integrasi yang baik.

Dengan sistem terintegrasi, setiap transaksi penjualan dari POS langsung tercatat dalam sistem keuangan tanpa perlu input ulang. Bisnis yang masih menjalankan sistem terpisah biasanya menanggung beban ekstra antara 5 hingga 10 jam per minggu untuk staf finance hanya untuk mengulang data tersebut, menurut estimasi dalam laporan efisiensi AP global. Integrasi memungkinkan aliran data yang lancar tanpa hambatan.

Sistem terintegrasi mampu menghadirkan monitoring arus kas secara real-time, sehingga pemilik bisnis dapat mengakses posisi kas kapan saja, termasuk melalui smartphone. Tanpa pemantauan ini, pemilik bisnis kerap baru mengetahui posisi kas pada akhir bulan sehingga tidak bisa segera melakukan tindakan yang diperlukan.

Laporan keuangan seperti laba rugi dan neraca bisa disiapkan lebih cepat dan proses rekonsiliasi menjadi lebih mudah. Sistem yang terpisah menambah beban kerja dengan double input yang menyita waktu staf finance. Integrasi mempercepat keseluruhan proses ini.

Dashboard bisnis yang menampilkan data yang selalu diperbarui mengurangi risiko human error dan memberikan dasar yang lebih kuat untuk pengambilan keputusan. Hal ini menjadi dasar bagi strategi bisnis yang lebih tepat sasaran.

Memilih aplikasi keuangan yang tepat membutuhkan perhatian pada sejumlah aspek penting agar pengelolaan keuangan Anda berjalan efektif.

Aplikasi berbasis cloud memberi fleksibilitas akses dari berbagai perangkat dengan antarmuka yang mudah dipahami sehingga memudahkan pengguna dalam operasional sehari-hari.

Aplikasi harus mendukung otomatisasi pembukuan dan menyediakan laporan lengkap. Laporan keuangan yang rapi menjadi modal utama untuk ekspansi dan akses kredit.

Memilih aplikasi yang mampu menyatukan proses penjualan dan keuangan dalam satu alur membantu mengurangi pekerjaan administratif serta meminimalkan risiko kesalahan data.

Keamanan data, dukungan pelanggan yang responsif, dan kesiapan aplikasi untuk tumbuh seiring bisnis menjadi pertimbangan penting agar investasi aplikasi dapat bertahan lama.

Banyak bisnis masih melakukan input ulang data dari kasir ke software keuangan yang sangat memakan waktu dan rawan kesalahan. Mekari Jurnal memberikan solusi dengan integrasi langsung dengan Mekari POS. Mekari Jurnal memastikan setiap transaksi penjualan otomatis tercatat dalam pembukuan sehingga laporan penjualan, arus kas, dan keuangan dapat diperbarui secara real-time tanpa perlu input data ulang.

Manfaat ini dirasakan langsung oleh Eatlah yang merupakan brand food and beverage yang mengoperasikan 26 cabang di Jakarta, Bandung, dan Semarang. Sebelumnya, laporan keuangan Eatlah masih disusun manual, sehingga data laba rugi tiap cabang sulit diperbarui tepat waktu dan rawan kesalahan, sementara jumlah karyawan yang terbatas membuat proses ini makin menyita waktu.

Setelah mengadopsi automasi accounting dan integrasi POS dari Mekari Jurnal, lead tiap cabang kini bisa memeriksa laporan laba rugi, neraca, dan arus kas kapan saja secara mobile. Hasilnya, Eatlah berhasil mempercepat proses pembuatan laporan keuangan hingga 95%, mengurangi kesalahan entry pelaporan sebesar 13%, serta menekan risiko kesalahan input data manual hingga 17%.

Integrasi antara Mekari Jurnal dan Mekari POS membawa beberapa keuntungan lain yang signifikan untuk bisnis.

Seperti yang dialami Eatlah, cukup dengan sekali input data penjualan dari sistem POS, seluruh pemasukan dapat diketahui secara otomatis tanpa perlu dimasukkan ulang ke sistem keuangan.

Eatlah yang sebelumnya membutuhkan satu hingga dua hari kerja untuk menyusun laporan secara manual kini bisa mengandalkan lebih dari 30 template laporan yang tersedia otomatis, mempercepat proses pembuatan laporan secara signifikan.

Fitur laporan laba rugi memungkinkan pemilik bisnis memantau performa keuangan tiap cabang secara real-time dan mobile, seperti yang dimanfaatkan Eatlah untuk mengontrol 26 outletnya di berbagai kota.

Dengan penyimpanan berbasis cloud, data keuangan tidak lagi bergantung pada perangkat pribadi karyawan yang rawan hilang, sehingga proses backup dan recovery data menjadi lebih andal.

Dalam memilih aplikasi keuangan bisnis, fokuslah pada fitur pembukuan yang lengkap sekaligus kemampuan integrasi dengan operasional seperti POS agar proses menjadi lebih efisien dan pengambilan keputusan dapat berlangsung lebih cepat. Integrasi tersebut menjadi kunci penting dalam pengelolaan keuangan bisnis yang modern dan produktif.

Mekari Jurnal adalah aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis.

Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Jurnal juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari POS, Mekari Flex, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari Desty, Mekari Talenta, Mekari Expense, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.(adv/ipg)